пр экзамен

Конференции, семинары и т.П. Как формы pr

Роль и значение специальных событий для PR трудно переоценить. Они создают условия и закладывают основу развития различных направлений PR:

развитие партнерских отношений, в том числе – во внешнеэкономической деятельности;
привлечение инвестиций (investor relations);
отношения с органами государственной власти: законодательной и исполнительной;
благотворительность и спонсорство;
коммунальные (добрососедские) отношения с населением, другими организациями и предприятиями, муниципальной властью;
формирование и развитие корпоративной культуры, ее традиций, ритуалов и т.д.

Особую роль специальные события играют для развития корпоративных коммуникаций, для работы со СМИ:

создают хорошие возможности прямых непосредственных контактов и знакомств, межличностного общения;
способствуют формированию и продвижению привлекательного имиджа организации и ее первых лиц;
создают условия для формирования круга друзей фирмы, обеспечивая им хорошие поводы для их паблисити и продвижения привлекательного имиджа;
они привлекают внимание общественности, обеспечивая хорошие возможности паблисити (популярности, известности и узнаваемости) фирмы, ее брэндов;
привлекают внимание СМИ, конкретных журналистов;
создают новостные поводы, фирма предстает ньюсмейкером, поставщиком "хороших новостей";
обеспечивают работу со СМИ не "в угон", а создавая условия управления новостями и полноценного информационного менеджмента;

Следует помнить, что в современном мире свыше 45% событий, о которых сообщается в СМИ, не просто произошли, а были организованы для того, чтобы о них сообщалось.

Чтобы реализовать указанные возможности PR-потенциала специальных общественных мероприятий, они должны отвечать нескольким требованиям.

Прежде всего, они должны быть реально настоящим СОБЫТИЕМ. Только в этом случае мероприятие становится реальной новостью, привлекающей внимание общественности, а значит – и СМИ. Выполнить это требование можно в трех случаях:

данное мероприятие является действительно социально значимым событием;
на нем присутствуют ньюсмейкеры – знаменитости, любое появление которых привлекает внимание СМИ и становится событием: известные и крупные политики и высокопоставленные чиновники, религиозные деятели, крупные ученые, знаменитые артисты, музыканты, писатели, художники, спортсмены, короче говоря – VIP и прочие свадебные генералы.
с этим мероприятием оказался связан скандал, чрезвычайное происшествие.
- Информация о событии обязательно должна появиться в СМИ. Силы и средства, затраченные на подготовку и проведение самого замечательного мероприятия, фактически, пропадут впустую, если такой информации не будет. Поэтому обязательно необходима рассылка пресс-релизов, а еще лучше – приглашение журналистов на мероприятие. Но, если выполнено первое условие, то это условие выполняется легко. Если на мероприятии будут ньюсмейкеры, журналисты сами потянутся придти и подготовить материал – и никаких денег на их приглашение тратить не придется. С другой стороны, ньюсмейкеров, при всей якобы нелюбви к папарацци и журналистам вообще, весьма волнует – будет ли и как освещено их присутствие на мероприятии. Свой имидж и паблистити тоже надо поддерживать – засвечиваться на ярких мероприятиях. Ньюсмейкеры там, где журналисты, а те – там, где ньюсмейкеры. Так и идут по жизни под ручку.
- Кроме того, обязателен информационный резонанс: обсуждения, комментарии, упоминания о событии.
- К организации таких мероприятий предъявляются повышенные требования по обеспечению безопасности, качеству культурной программы, угощения.
- Такие яркие события происходят не каждый день и поэтому необходимо сохранить память о них. Иначе говоря, необходима фото- и видео-съемка, пополняющая фото-видео-архив организации. Речь идет не о съемке скрытой камерой с таймером (это тоже было бы спецмероприятие, но другого рода), а съемке на память, с согласия всех желающих.

"10 Золотых Правил" эффективности специальных событий:

Наличие внятной общей маркетинговой стратегии (идеологии), в рамках которой проводится мероприятие. Не будучи вписанным в такую стратегию, мероприятие становится бессмысленным.
Определиться с интересующими нас целевыми контактными группами.
Разрабатывать следует не столько само специальное событие, сколько стратегию его освещения в СМИ. Именно СМИ обеспечивают выход на конкретные целевые контактные группы.
Целевые контактные группы должны иметь возможность получать информацию о нашем событии тогда и там, где и когда это им удобно и привычно.
Чем авторитетнее привлекаемый источник информации, тем значительнее влияние на целевые контактные группы. Поэтому надо ориентироваться на СМИ, доминирующие на данном рынке и у данных целевых групп.
Приглашенные ньюсмейкеры должны быть хорошо известны, значительны и интересны целевым группам.
Информация, поступающая в СМИ, должна быть представлена в удобном для них формате.
В целях эффективной раскрутки использовать этапы подготовки мероприятия в качестве самостоятельных новостных поводов, выстраивая главную информационную доминанту в конце, при проведении итогового мероприятия.
Использовать текущее специальное мероприятие для запуска и разгона следующих – это способствует не только экономии средств, но мультипликативно увеличивает совокупную информационную отдачу PR.
Компенсировать нехватку средств оригинальными креативными решениями, привязыванием наших мероприятий к праздникам, юбилеям, приездам знаменитостей.

Конференции

Подготовка конференции довольно трудоемка. Планируется полная программа конференции. Многое зависит от состава приглашаемых специалистов, что определяется, прежде всего выбранной темой конференции, целями, которые преследуют организаторы. За этим следует приглашение специалистов и почетных гостей. Подготовка включает в себя также выбор места проведения, размещения приезжих участников, обеспечение питания, организацию досуга. Хотя конференции и считаются самым формализованным видом приема, ее успех и интерес к ней участников во-многом определены прежде всего именно возможностью неформального общения. Важным моментом является также издание материалов по итогам конференции, которые сами по себе являются материалом, используемым впоследствии в целях PR.

Конкретная подготовка конференции (семинара, круглого стола) предполагает решение ряда задач:

Определение целей и задач планируемой конференции (семинара, круглого стола).
Определение состава потенциальных участников.
Определение тематики конференции.
Определение круга выступающих, докладчиков и прочих спикеров. Предварительные контакты по e-mail'у, факсом, по телефону.
Определение необходимого материально-технического обеспечения.
Составление предварительного бюджета затрат.
Выбор места проведения (в помещении фирмы, аренда зала, выездной вариант).
Определение возможностей размещения приезжих участников.
Приглашение журналистов.
Разработка сценария, определение времени перерывов на кофе, обед. Опыт показывает, что теоретические вопросы (лекции, доклады, обзоры и т.п.) лучше планировать на первую половину рабочего дня. Послеобеденное время лучше посвятить знакомству с практическим опытом, обмену мнениями, дискуссиям.
Подготовка видео- или мультимедийной презентации, стендовых докладов.
Подготовка неформального общения: культурная программа, приемы, фуршеты, товарищеский ужин.
Подготовка оформления конференции: баннеры, флаги, логотип.
Изготовление приглашений, программ.
Разработка анкеты участников.
Подготовка раздаточных материалов для участников.
Рассылка приглашений.
Уточнение окончательного списка участников.
Телефонный обзвон накануне конференции.

В день проведения:

прибытие организаторов не позже, чем за час до начала;
подготовка помещения;
регистрация участнков;
проведение конференции, семинара строго по регламенту.
- После проведения:
Подготовка и рассыл пресс-релиза;
Рассылка информационных материалов участникам, которые не смогли принять участия;
В течение недели – рассылка благодарственных писем всем участникам конференции, семинара;
Обработка данных анкетирования;
Подготовка брошюры с материалами конференции, семинара, круглого стола.

PR-отдача от таких мероприятий очень велика. Фирма-организатор конференций, круглых столов, семинаров резко повышает планку своего имиджа, обеспечивается выход на достаточно высокий уровень контактов. СМИ обычно обращают внимание на такие события. От этих мероприятий остаются материалы долговременного использования в целях PR: фотографии, видеоматериалы, брошюры и т.п.

Повышает статус таких мероприятий участие в них крупных специалистов, руководителей. Существует даже полушутливая градация статуса конференций:

Содержание