Формы и методы проведения follow-up - мероприятий
follow up решение контроль
С управленческой точки зрения, follow-up - мероприятия выполняют функции контроля выполнения решений и оценку результатов деятельности, а точнее:
· Контроль за соблюдением основных характеристик реализуемого решения.
· Контроль за соблюдением сроков реализации.
· Контроль за состоянием проблемной ситуации.
· Выявление причин отклонений в ходе реализации решения.
· Внесение (в случае необходимости) изменений в программу реализации решения.
· Периодическая оценка фактической эффективности решения.
· Прогнозирование окончания срока эффективного действия решения.
· Определение необходимости в корректировке действующего или принятии нового решения.
· Накопление, систематизация опыта и разработка алгоритмов реализации стандартных решений.
Необходимость контроля за реализацией принятых решений достаточно очевидна. Хозяйственная практика свидетельствует, что нередко и качественно разработанные решения оказываются невыполненными из-за отсутствия хорошо налаженной системы контроля.
Правильно организованный контроль ориентирует коллектив на качественную работу, мотивирует труд, позволяет выявить резервы, улучшить действующую систему принятия решений, способствует повышению эффективности управления и деятельности предприятия в целом.
Цель контроля - обеспечение единства решения и исполнения, предупреждение возможных ошибок и недоработок, своевременное выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.
При организации контроля необходимо учитывать следующее:
- выполнение контрольных функций должно поручаться лицам, достаточно компетентным в вопросах, подлежащих контролю, чтобы оценить причины и следствия возможных отклонений, предложения по устранению;
- работники, осуществляющие контроль, не должны быть связаны едиными материальными интересами с подконтрольными подразделениями, чтобы обеспечить объективность и принципиальность оценок.
Контроль занимает особое место среди факторов, обеспечивающих выполнение принятых решений, в том числе по силе своего социально-психологического воздействия. Психологию поведения необходимо учитывать как в отношении проверяемого, так и исполнителя.
Возможные сложности, возникающие в ходе проведения контроля:
- сложность добраться до истины, избежать предвзятости, субъективных толкований;
- влияние обычных человеческих «слабостей», простительных в других случаях: излишняя доверчивость, поверхностные наблюдения, боязнь «обидеть» слишком глубоким изучением уважаемого лица, желание оправдать ожидания старшего начальника;
- недостаток компетентности;
- ограниченность времени для глубокого анализа;
- отсутствие гражданского мужества сказать правду.
Контроль призван информировать исполнителей о ходе работы, ее соответствии замыслам руководителя. Исполнитель заинтересован в том, чтобы его усилия были замечены окружающими и оценены по достоинству. Признание служит дополнительным стимулом к дальнейшим усилиям в работе, тем более уважаемых людей, признанных авторитетов. Сам факт контроля (в деликатной форме) служит аргументом, повышающим престиж выполняемой исполнителем задачи, прибавляет самоуважения, уверенности в своих делах.
Как уже говорилось выше, follow-up - мероприятия, рассматриваемые в данной работе, являются методом последующего контроля исполнения решений. Метод контроля по результатам (последующий контроль) применяется по исполнению решения и полезен для учета нюансов работы на будущее. Материалы последующего контроля должны рассматриваться на совещаниях (собраниях) независимо от степени достижения цели решения. При этом анализируются все этапы подготовки, принятия и выполнения решения, оцениваются успехи и недостатки исполнителей, с учетом обсуждения нацеливаются на решение новых проблем.
Процесс контроля включает четыре стадии:
1. Установление норм деятельности (функционирования);
2. Сбор данных о фактических результатах;
3. Сравнение и оценка фактического и ожидаемого итогов выполнения решения;
4. Разработка и реализация корректирующих действий.
Нормы функционирования устанавливаются в ходе составления плана. На этапе организации контроля выделяются точки наблюдения - индикаторы отклонения поведения объекта контроля от нормы функционирования.
Эффективный контроль основан на прогнозировании результатов, он должен быть ориентирован на перспективу, иначе контроль может стать формальным и даже бесполезным.
Сбор данных о фактическом исполнении решений - обеспечивающий этап контроля, наилучшая его форма - использование современных технических средств снабжения оперативной информацией. Органами управления устанавливаются ключевые точки, сбор информации от которых позволяет принимать опережающие решения, до наступления нежелательных событий.
Сравнение и оценка фактического и ожидаемого результатов должны осуществляться на основе качественной информации (точной и достаточной). Материалы анализа немедленно направляются руководителю, чей участок работы контролировался.
Разработка корректирующих действий осуществляется на основе сигнальной (индикаторной) информации. При этом вскрываются причины отклонений, предлагаются альтернативные варианты их преодоления.
Психологические аспекты контроля:
1. Контроль должен быть постоянным как естественный и обязательный элемент трудового, управленческого процесса.
2. Контроль должен быть оперативным. Предназначен для оповещения руководителя об отклонении хода работ от намеченного плана, требуется незамедлительная корректировка действий.
З. Контроль должен быть объективным. Не должен подвергаться влиянию личных симпатий или антипатий руководителя в отношении подчиненных. Должен опираться на точные, объективные нормативы трудовой деятельности.
4. Контроль не должен быть тотальным, то есть буквально за всеми элементами рабочего процесса. В этом случае он убивает в работнике всякую самостоятельность, подавляет стремление к поиску подходов в решении возникающих проблем.
5. Контроль должен осуществляться открыто. Подчиненные должны знать, кто их контролирует, в какой форме осуществляется контроль, каковы его основные средства.
6. Контроль должен быть экономичным. Он должен оправдать себя, окупая затрачиваемые на него средства.
7. Контроль должен проводиться на любом участке работы. В противном случае целый ряд участков производственного процесса останется без должного внимания руководителя.
8. Контроль не должен рассматриваться как средство личного отношения руководителя. Недопустимо использовать контроль как карательное средство в работе с персоналом.
9. Контроль есть проявление внимания к работнику. Контроль - не дежурная обязанность руководителя, дополняющая другие его управленческие функции, а реализация ориентации на человека, его высшие социальные потребности. Контроль - своеобразный фактор мотивации трудовой деятельности.
10. Система контроля должна быть адекватна личности руководителя. Речь идет о соответствии принятых в организации систем контроля и информации индивидуальным склонностям руководителя.
11. Результаты контроля должны быть доведены до исполнителя. Они важны для сотрудника как:
· производственная информация;
· оценка труда;
· стимул для дальнейшей работы.
Очень важно правильно выбрать методы контроля. Наиболее эффективен контроль по критическим точкам (узким местам в выполнении решения). Это позволяет, сосредоточив внимание на узловых моментах деятельности, держать в поле зрения весь ход выполнения решения. Повышению эффективности контроля способствует широкое внедрение технических средств.
Следует иметь в виду, что эффект от контроля будет тогда, когда по выявленным отклонениям производятся корректировки. Вместе с тем отсутствие отклонений не снижает значимости контроля, так как и в этом случае он дисциплинирует работников, способствует усилению чувства ответственности.
В зависимости от характера причин отклонений, выявленных в ходе контроля, и масштаба их проявления корректироваться может решение в целом или отдельные его элементы. Если есть необходимость в корректировке, руководитель обязан не откладывать ее проведение, иначе можно поставить под угрозу исполнение всего решения. В то же время следует иметь в виду, что частые корректировки дезорганизуют работу, ведут к ослаблению дисциплины.
Методы корректировки могут быть различными в зависимости от того, на что она направлена: пересмотр организационного плана реализации решения, имена или переподготовка исполнителей и т. п. Если корректировка незначительна, то возможны оперативные распоряжения, если существенна - необходимо принятие нового решения. Все изменения с характеристикой сути отклонений и причин, их обусловивших, срочном порядке доводятся до исполнителей, что позволяет не только определить участок, где имеются отклонения, но и лиц, допустивших эти отклонения.
Подведение итогов исполнения решения - заключительный этап реализации решения и всего процесса решения. Обобщение опыта и критическая его оценка позволяют выявить новые проблемы и поставить более важные цели.
Итоги исполнения решения подводятся на совещании. Состав его участников определяется в зависимости от характера и масштаба решаемой проблемы. Здесь все готовится проект решения о поощрении наиболее отличившихся работников, называются те, кто допустил в работе недостатки и упущения. Тем самым обеспечивается гласность оценки результатов. Кроме того, широкое и систематическое подведение итогов по всем решениям дает возможность выявить типовые решения, отобрать наиболее эффективные методы подготовки, принятия и исполнения решений, уточнить характер специализации и функции отдельных подразделений в системе управления и формы их взаимосвязи, а также компетенцию, права и обязанности руководителей различных рангов.