2. Процесс организации

Постановка целей и задач. Определение целевой аудитории.

ЦА:

· Студенты и молодые люди в возрасте 17- 26 лет

· Работники компаний и фирм, находящихся рядом с [хорошей] республикой.

Цель открытия- осведомление ЦА об открытии клуба и их привлечение.

Задачи:

· Определение бюджета

· Выбор времени проведения.

· Составление сценария мероприятия.

· Приглашение участников и распределение ролей.

· Освещение информации об открытии в СМИ и Интернете.

· Подготовка (оформление зала, настройка технического оборудования)

· Проведение церемонии открытия.

· Рассылка информации о проведенном мероприятии и распространение информации в Интернете с фотоотчетами.

· Анализ эффективности.

Бюджет мероприятия- 10 000 руб.

Время и место-

Дата: 6 мая 2012 года (выходной день+ хорошие погодные условия)

Время: 11:00-21:00.

Место проведения: [хорошая] республика.

Содержание и сценарий.

· Торжественное перерезание ленточки первыми посетителями под звучание гимна [хорошей] республики.

· Встреча гостей сотрудниками клуба. При этом сотрудники проводят персональную мини-экскурсию для посетителей, рассказывают общую концепцию, приглашают поиграть в настольные игры, угощают напитками и печеньями.

· Лекция от президента [хорошей] республики «Визуализация» (рассказ о мечтах и их воплощении, а также история зарождения и реализации идеи о создании клуба).

· После лекции вдохновленным посетителям предлагается «помечтать». Сотрудники клуба раздают листочки и ручки, на которых гости пишут свои мечты и желания.

· «Запуск мечты в небо». Все гости мероприятия привязывают свои листочки с мечтами к воздушным шарикам, затем выходят на улицу и одновременно запускают шары в небо.

· Угощение посетителей праздничным тортом в виде герба [хорошей] республики.

· Выступление поп-рок группы «Не кантовать».

Техническая подготовка.

· Приглашение группы «Не кантовать»

· Приглашение фотографа

· Распределение ролей между сотрудниками (встреча гостей, экскурсии, подача угощений, вынос торта и т.д)

· Настройка технического оборудования ( свет, звук)

· Закупка воздушных шаров, праздничного торта

· Оформление зала

Информационная поддержка.

· Рассылка анонсов и отчетов мероприятия в такие интернет- издания: Большой город, Афиша, The Village, Look at me.

· Размещение информации на сайте [хорошей] республики.

· Распространение информации в социальных сетях вконтакте и facebook , путем создания групп, встреч, репостов.

Анализ эффективности.

Итак, 6 мая 2012 года состоялась церемония открытия нового смарт-клуба [хорошая] республика.

Мероприятие прошло по составленному сценарию и в рамках заданного бюджета. В целом праздник прошел динамично и весело. Количество гостей составило около 150 человек. После мероприятия был подготовлен яркий фотоотчет.

Информация о событии и отчеты о проведении были размещены на сайте открытого клуба, в соцсетях, а также в интернет-изданиях общим числом около 10 публикаций в изданиях Большой город, Афиша, The Village, Look at me.

Не смотря на кажущуюся успешность мероприятия, после церемонии открытия посещаемость клуба оставалась на низком уровне в течении 2х месяцев. Такая ситуация сложилась в следствие малого охвата представителей целевой аудитории. К сожалению, большую часть аудитории составили знакомые сотрудников и друзья друзей. Кроме того, на ситуацию повлиял неудачный выбор времени. День открытия пришелся на выходной, но также это период майских праздников, когда большинство жителей столицы уезжают за город.

Таким образом, главной ошибкой организаторов заключалась в недостаточном распространении информации о предстоящем мероприятии и неправильном выборе времени. Необходимо было рассылать больше анонсов, больше размещать информации в интернете, раздавать флаеры, а также информировать ЦА путем проведения различных акций.

Плохая посещаемость клуба после организации церемонии открытия указывает на низкую эффективность проведенного мероприятия.

Такой ситуации можно было избежать, если бы были учтены все нюансы процесса организации мероприятия.