3.2 Формирование проектной команды для открытия филиала ооо «Саммит Моторс (Хабаровск)» в г. Комсомольск-на-Амуре

Руководство ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» считает, что целесообразно открытие филиала в г. Комсомольск-на-Амуре в виде отдельной компании, которая будет являться обособленным подразделением ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)». Ей необходимо добиться известности и поддерживать работу на высоком уровне.

Офис будет расположен недалеко от центра г. Комсомольск-на-Амуре в арендуемом здании с прилегающей парковкой. Это позволяет проводить переговоры с клиентами в комфортабельных условиях, а также организовывать презентации техники. Компания арендует часть склада площадью 1000 кв. м. При необходимости арендуемую площадь можно расширить до 2000 кв. м.

ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» осуществляет консультирование своих клиентов, помогая им выбрать автомобиль, лучше других удовлетворяющее их потребности.

ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» нацелен на максимально быстрое обслуживание своих заказчиков. Кроме того, команда ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» планирует поддерживать запасы на требуемом уровне и в ассортименте, точно соответствующему современному ассортименту. В дополнение к основным услугам ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» предлагае осуществление настройки автомобилей под индивидуальные параметры клиентов. Спектр услуг удовлетворит как начинающих, так и опытных автомобилистов. Скорость и качество обслуживания сбережет клиентам время и деньги. Компания будет работать шесть дней в неделю, а справочная система — круглосуточно.Несмотря на существование на рынке множества компаний, торгующих импортными легковыми автомобилями, ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» планирует занять особую нишу на рынке — место официального дистрибьютора и поставщика запасных частей.

Для открытия филиала предполагается привлечение консультантов, которые не только должны детально проработать бизнес-проект открытия филиала, но и обосновать управление бизнес-процессами в новом торговом подразделении. Работы по разработке и внедрению СУБП включают следующие этапы:

1. Принятие решения по открытию филиала.

2. Проведение диагностики системы управления предприятием.

3. Формирование сети бизнес-процессов и назначение владельцев процессов открываемого филиала.

3.1. обучение высшего менеджмента предприятия основам процессного подхода;

3.2. определение сети бизнес-процессов;

3.3. корректировка схемы организационной структуры, закрепление бизнес-процессов за владельцами процессов.

4. Детальное планирование и организация работ.

4.1. создание рабочих групп по каждому бизнес-процессу (поиск помещения, оборудование офиса и т.д.);

4.2. обучение рабочих групп методикам процессного подхода;

4.3. детальное планирование деятельности рабочих групп;

4.4. выделение ресурсов, необходимых для выполнения проекта.

5. Подготовка к открытию филиала.

5.1. Разработка «Положения о филиале в г. Комсомольск-на-Амуре».

5.2. Разработка документированных процедур.

5.3. Разработка web - сайта.

5.3.1. Определение организации по разработке сайта.

5.3.2. Определение организации, предоставляющей хостинг.

5.4. Разработка системы сбыта.

5.4.1. Определение критериев отбора менеджеров;

5.4.2. Разработка программы обучения менеджеров;

5.4.3. Разработка системы аттестации менеджеров филиала;

5.4.4. формирование матрицы ответственности процесса;

5.4.5. согласование с другими процессами;

5.4.6. определение показателей эффективности работы менеджеров и данных удовлетворенности клиентов;

5.4.7. разработка детальных регламентов выполнения отдельных работ по процессу (регламент сбора оперативной информации по процессу, регламент анализа процесса и подготовки отчетной документации, регламент разработки мероприятий по устранению отклонений).

5.5. Разработка положений о подразделениях.

5.5.1. определение функций подразделения;

5.5.2. определение входов/выходов для подразделения;

5.5.3. формирование матрицы ответственности подразделения.

5.6. Разработка должностных и рабочих инструкций.

5.7. Утверждение документации филиала.

6. Открытие филиала.

6.1. Обучение и аттестация персонала.

6.2. Подбор персонала.

6.3. Контроль исполнения регламентов филиала. Анализ функционирования филиала.

7. Проведение аудита филиала.

8. Корректировка деятельности филиала по итогам аудита.

9. Сопровождение работы филиала.

На рисунке 4 представлены этапы проекта в виде графика Ганта для ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)». В приложении 1 показан состав работ по проекту.

Бюджет проекта указан в таблице 6.

Под «Исполнителем» понимается команда профессиональных консультантов, под «Заказчиком» - ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)»

Рисунок 4 - Диаграмма Ганта реализации проекта по открытию филиала в г. Комсомольск-на-Амуре

Очень важно подчеркнуть, что основной объем работ по выполнению проекта открытия филиала выполняют сотрудники ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)», в особенности владельцы процессов.

Таблица 6 - Бюджет проекта

Исполнитель (консультант) участвует в Проекте следующим образом:

1. проводит диагностику системы управления организации ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)»;

2. представляет методику разработки проекта открытия филиала;

3. обучает сотрудников ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» методам управления процессами;

4. проводит аттестацию сотрудников ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)»;

5. предоставляет типовые формы документов для функционирования филиала;

6. контролирует деятельность рабочих групп;

7. обеспечивает сотрудников ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» необходимыми рекомендациями по функционированию филиала;

8. проводит аудит филиала.

Со стороны Исполнителя в проекте участвуют: куратор проекта, эксперт по методологии, руководитель проекта, ведущий консультант. Руководитель проекта и ведущий консультант участвуют в проекте на условиях 100% загрузки.

Для выполнения услуг по проекту ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» создает временные рабочие группы из сотрудников своей организации. Рабочие группы создаются по каждому процессу. Деятельностью каждой рабочей группы руководит владелец соответствующего процесса, назначенный Директором организации ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)».

Количество и состав рабочих групп определяется Исполнителем и утверждается Заказчиком после разработки сети процессов организации ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)».

Директор организации ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» назначает руководителя проекта из числа своих первых заместителей и делегирует ему полномочия, необходимые для выполнения Проекта. Руководитель проекта несет ответственность за открытие филиала.

Сотрудники ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» (Директор, руководитель проекта, владельцы процесса, рабочие группы) выполняют следующие проектные задания:

1. проходят обучение процессному подходу;

2. проходят аттестацию;

3. разрабатывают документацию филиала;

4. обеспечивают внедрение функционирование филиала.

Общая продолжительность проекта оценивается в 6-8 календарных месяцев. В случае несвоевременного выполнения рабочими группами плановых заданий, срывов сроков ознакомления с документацией руководителями организации ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)» и других задержек по вине ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)», общий срок выполнения может увеличиться.

Для выполнения данного задания требуется строгое соблюдение План-графика всеми участниками проекта (Директор организации ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)», владельцы процессов, рабочие группы). В случае полного или частичного нарушения в сроках исполнения услуг по графику предусматривается корректировка сроков исполнения как отдельных этапов, так и План-графика в целом.

Деятельность компании распределяется в трех сферах: поставка, продажа и маркетинг; предпродажная подготовка и транспортировка; бухгалтерия и администрирование. Первые две функции возложены на директора филиала, а третья — на консультанта (таблица 7).

Таблица 7 - Штатное расписание

На рисунке 5 представлен сетевой график проекта.

Планируется, что в Комсомольск-на-Амуреом филиале ООО «Аванайм» работают четыре сотрудника. При необходимости допускается наем временных сотрудников в качестве консультантов и т.п. Основные функции по управлению компании выполняют основатели компании.

Рисунок 5 - Сетевой график проекта

Таким образом, филиал будет организован на базе ООО «Саммит Моторс (Хабаровск)». Проект будет осуществлен в г. Комсомольск-на-Амуре, расположенном в помещении, находящемся в долгосрочной аренде. Подготовительный период, необходимый для оборудования автомобильного салона и обеспечения его необходимым оборудованием по экспертным оценкам составит около трех месяцев.