Виды рабочих пр- документов, используемых в работе со сми информационный пакет для прессы

Информационный пакет для прессы (пресс-пакет, пресс-кит, медиа-кит) — один из основных инструментов связей с общественностью, так как он включает несколько видов материалов и широко используется во время самых разных мероприятий: пресс-конференций, презентаций, выставок, годовых собраний акционеров и т.п. Многокомпонентность пресс-пакета отвечает его главной задаче — предоставить СМИ исчер­пывающую информацию о происходящем событии и его основных дей­ствующих лицах, чтобы облегчить журналистам процесс написания бу­дущих материалов. Пресс-пакет должен быть рассчитан не только на присутствовавших на специальном мероприятии журналистов, но и на других заинтересованных репортеров, которые не смогли присутство­вать, и должен представить полную картину происходящего. Содержа­ние пресс-пакета предусматривает возможность последующего обраще­ния к его материалам в качестве справочных.

Рассмотрим состав и структуру пресс-пакета. В минимальный стан­дартный набор документов для пресс-пакета входит:

■ пресс-релиз;

■ информационное письмо (бэкграундер) и/или фактическая справка (факт-лист);

■ один или несколько дополнительных материалов (в зависимос­ти от характера проводимого мероприятия).

Более полный пресс-пакет помимо перечисленных материалов мо­жет включать:

1) программу мероприятия;

2) заявление для прессы;

3) интервью с основными действующими лицами;

4) биографию с фотографиями;

5) занимательную статью (feature);

6) историю из жизни (case story);

7) вырезки из газет;

8) форму, получившую название «вопрос-ответ»;

9) брошюру;

10) корпоративное издание;

11) годовой отчет.

Конкретный набор входящих в пресс-пакет документов зависит от характера мероприятия. Например, если пресс-пакет предназначен для распространения во время пресс-конференции, он состоит из:

■ пресс-релиза;

■ программы мероприятия;

■ информационного письма о теме пресс-конференции;

■ фактических справок о предмете пресс-конференции, где ука­заны необходимые цифры и графическая информация;

■ заявления для прессы (тексты выступлений основных действу­ющих лиц пресс-конференции);

■ списка почетных гостей;

■ биографий основных участников с их фотографиями;

■ фотографий и других визуальных материалов по теме пресс-кон­ференции.

В последнее время в пресс-пакет вкладывают и материалы сайта орга­низации в качестве «визуальной визитной карточки» на диске.

Необходимо помнить, что чересчур полные пресс-пакеты, содержа­щие все детали и факты, не выполняют условия быстрого и легкого по­иска информации, необходимого для корреспондентов. У репортера, постоянно находящегося в состоянии спешки, так как срок подачи ма­териала истекает, нет достаточного количества времени, чтобы просмот­реть все содержимое папки. Журналисту нужно быстро найти необходи­мую информацию, и задача специалиста по связям с общественностью — наиболее эффективно организовать и подать предлагаемый материал.

Что касается оформления пресс-пакета, то существует два наиболее распространенных способа: более простой способ подбора всех необхо­димых документов в папку и более сложный и затратный способ объе­динения материалов в сброшюрованную «книгу».

В первом случае в папку удобно вкладывать уже подготовленные информационные материалы (бэкграундеры, биографии руководителей, брошюры и т.п.). Такой формат характерен для выставок, презентаций, незаменим в случае кризисных ситуаций, когда информация может поступать в режиме реального времени.

Если предпочтение отдано этому способу, то используется папка стандартного размера — формата А4 — с двумя отделениями, логотипом или эмблемой организации. В правое отделение помещается вся наибо­лее важная текстовая информация (собственно пресс-документы), в ле­вое — приложения, материалы справочного (фотографии, биографии и пр.) и рекламного характера.

Западные практики советуют начинать пресс-пакет коротким пресс-релизом, представляющим новостное событие, за которым следуют бэк-граундер, факт-листы, фотографии и т.д.

Если речь идет о специально подготовленной акции, то использова­ние второго способа может быть более оправданным. Сброшюрованный пресс-пакет строится по принципу постепенного развития основной темы. По сравнению с предыдущим способом книга-брошюра обладает несколькими преимуществами. Во-первых, сброшюрованность позво­ляет сохранить весь комплект материалов в целости и сохранности. Во-вторых, красиво оформленный пресс-пакет может быть сохранен жур­налистом и пригодится ему впоследствии. Однако в этом случае могут возникнуть и определенные неудобства при работе с материалами, так как отдельный документ проще носить с собой и обрабатывать при не­обходимости.

Однако независимо от способа оформления пресс-пакета первич­ной всегда будет оставаться информация и форма ее подачи.

Таким образом, пресс-пакет — это портативная и доступная энцик­лопедия о том, что представляет собой организация или конкретный человек. Создание такого информационного пакета материалов, кото­рый всесторонне описывал бы деятельность организации, облегчает ра­боту специалиста по связям с общественностью.