Деятельность отдела материально-технического обеспечения

Система материально-технического обеспечения предприятия – это ответственное звено в органически увязанной цепи работ по своевременному, в полном объеме и качественному обеспечению производственного процесса, главным образом, в цехах. Значительно меньший объем работ ОТМО реализует, обслуживая отделы верхнего уровня управления. Это обычно разовые заказы на приобретение научной и конструкторской оргтехники, приобретение образцов новых комплектующих, изделий – аналогов собственной тематики. Нижний уровень предприятия для ОМТО – это ежедневная кропотливая связь с производством на поставку плановых заказов, но главным образом новых видов сырья и материалов, неожиданно поступивших на рынок. При этом все плановые и пожарные работы должны реализоваться в условиях жесткого режима экономии, отвечающего рыночным условиям хозяйствования. ОМТО обязан находить решения, максимально сокращающие затраты, особенно неликвиды – сопутствующую беду всякого предприятия.

Для этого системы МТО предприятия включают в состав своих задач:

• Прогнозирование потребности предприятия в материалах на очередной плановый год с последующим составлением годовых планов.

• Текущее планирование потребности предприятия в материальных ресурсах на три месяца и на три пятидневки.

• Задачи по анализу обеспеченности предприятия материальными ресурсами.

• Задачи по планированию потребности цехов.

• Задачи по отслеживанию реализации выделенных предприятию фондов и дополнительно запрашиваемых.

Перечисленный комплекс задач имеет определенную информационную базу, значительная часть которой является единой для ряда подсистем. В частности, данные библиотеки сетевых графиков и библиотеки оснастки являются исходными для расчета потребности в материалах и комплектующих изделиях, как на отдельный конкретный заказ, так и на производственную программу планового периода.

С другой стороны необходимо создание дополнительных информационных массивов, необходимых для обеспечения наиболее эффективного ее функционирования. К таким массивам относятся следующие:

1. Классификатор сложных материалов, содержащий перечень, расшифровку сложных материалов и сплавов в процентном содержание компонент с указанием технологического припуска на каждую из них. Данный массив формируется с одноименного документа, который готовится отделом главного технолога совместно с отделом главного металлурга, и хранится в памяти ЭВМ как информация постоянного хранения.

2. Централизованный архив МТО, содержащий шифры сырья, материалов и комплектующих изделий; наименование, ГОСТ, сортамент; единицу измерения и стоимость; информацию о наличии сырья и материалов, о выделенных фондах, о движении сырья, материалов и комплектующих на складах.

Начальное формирование централизованного архива базируется на использовании следующих документов:

• Карточка складского учета – содержит технические и эксплуатационные параметры сырья, материалов и комплектующих изделий, применяемых на предприятии и хранящихся на его складах.

• Специфицированная заявка – несет информацию о количестве запланированных фондов на очередной плановый год с выделение планового количества на каждый квартал в специфицированном виде.

Информация снимается с этих документов и внесенная в память ЭВМ служит основой формирования централизованного архива МТО, который в дальнейшем хранится в памяти ЭВМ как информация постоянного хранения.

3. Библиотека заявок отделов. Данный информационный массив формируется на основе обработки годовых заявок подразделений на материалы и комплектующие изделия, необходимые для проведения научно-тематических работ и ремонтно-эксплуатационные нужды. Готовые заявки составляются поквартально.

Вышеуказанная база данных подсистемы служит основой расчета потребности предприятия в материальных ресурсах и комплектующих изделиях на трехмесячную программу. Расчет потребности в этом случае осуществляется в скользящем варианте, то есть раз в месяц.

Возможность календарного распределения потребности в материалах и комплектующих изделиях обеспечивается наличием информации о сроках изготовления деталей и узлов в соответствующих подразделениях предприятия. Эти данные являются результатом расчета сетевых графиков исполнения оснастки и распределения во времени заявок подразделений. Распределение во времени заявок осуществляется в условиях допущения, что плановая потребность в материальных ресурсах в заявках внутри квартала распределена равномерно.

Параллельно с выполнением расчетов по определению суммарной потребности в материальных ресурсах на три очередных планируемых месяца проводится анализ ее обеспеченности.

Решение этой задачи базируется на данных, накапливаемых в центральном архиве МТО. При этом могут иметь место два случая: устанавливаемая трехмесячная потребность совпадает по календарю с кварталом; устанавливаемая трехмесячная потребность относится к месяцам смежных кварталов. Расчет производится путем сличения наличия материала на складе с его потребностью на момента расчета. Если потребность превышает наличие, то отмечаются как величина дефицита, так и величина нереализованного фонда (с учетом прошлых периодов и текущего года).

В результате обработки данных формируется ведомость “Величина потребности в материалах комплектующих изделиях” на три месяца (форма 27). При выдаче на печать производится также отчет потребности “в том числе на производственную программу”.

План МТО позволяет работникам оперативных групп заблаговременно принять оперативные меры по доставке соответствующих материалов на предприятие в требуемом количестве.

В случае необходимости (по запросу) формируется “Сводная спецификация” материалов и комплектующих изделий (форма 28). При этом формируется “Сводная спецификация” может выдаваться на агрегат, заказ (в заказе может иметь место несколько агрегатов или часть агрегатов) или на изделие. Что касается расчета, то он аналогичен способу установления плановой потребности на трехмесячную программу. Отличие лишь в том, что в данном случае опускается распределение потребности во времени.

В процессе реализации производственной программы осуществляется движение на складах предприятия. Информация о подобном движении поступает в вычислительный центр предприятия в виде следующих документов: приходный ордер, требование, накладная на отпуск материалов на сторону или в переработку, закрытые отрывные талоны сопроводительных карт.

Перечисленные документы после обработки на регистраторах производства вносятся в память ЭВМ. Они, с одной стороны, отражают изменение количества материалов и комплектующих изделий на складах за отчетный период, с другой – способствуют проведению уточненных расчетов плановой потребности в материалах и комплектующих изделиях и ее обеспеченности.

Кроме того, на основе информации обратной связи, на ЭВМ осуществляется проведение всевозможных учетных работ. В частности, в процессе функционирования этой подсистемы ЭВМ выдает:

• “Оборотную ведомость” за истекший период по каждому из складов предприятия.

• “Ведомость материалов и комплектующих изделий с истекшими сроками хранения”.

• “Отчет о поступлении, расходе и остатках сырья и материалов” за соответствующий плановый период.

• “Отчет о реализации фондов”.

• Ведомость, характеризующую потребление материалов, как в натуральном, так и в стоимостном выражении.

При обработке выходных данных подводятся итого по складу, по цифрам балансовых счетов, по цифрам заказов и цехам потребителям.