Бэкграунд (информационный фон – история и контекст события)

Назначение дальнейшего текста пресс-релиза – подкрепить заявленную в лидер-абзаце новость выразительными деталями. Удержать внимание читателя до конца текста, от абзаца к абзацу – задача составителя.

ЗАЧЕМ вы поднимаете тему, ПОЧЕМУ считаете ее важной, КАКИМ ОБРАЗОМ, по-вашему, решается проблема и реализуется общественный интерес, что происходило и говорилось РАНЕЕ по теме вами и другими, каковы предполагаемые ПОСЛЕДСТВИЯ. Ответы на эти вопросы содержание основного объема текста (не забудем: на вопросы ЧТО-КТО-ГДЕ-КОГДА отвечает лидер-абзац).

Здесь каноны журналистики новостей также требуют экономии и точности слов. Запомнят ваши аргументы, только если они изложены ярко, живым и ясным языком. Крайне нежелательно употребление непривычных иностранных слов, специальных терминов, канцеляризмов. Аббревиатуры (сокращения) обязательно расшифровываются при первом употреблении.

У пресс-релиза нет финала или заключения. В печати он может быть оборван на любом месте. Поэтому нужно стремиться высказать наиболее важные сведения и доводы в первых же абзацах.

Текст пресс-релиза лучше всего уместить на одной странице, причем разборчивым шрифтом и кеглем (размером букв).

Если у вашей организации имеется фирменный бланк со стандартными атрибутами (логотипом, названием, адресом, телефонами), пресс-релиз надо оформить на нем. Или, еще лучше, разработать специальную форму бланка для пресс-релизов, чтобы у его получателей и читателей "картинка" сразу ассоциировалась с вашей организацией. Но при этом надо помнить, что журналисты, как правило, знают толк в дизайне печатной продукции, и непрофессиональное оформление бланка пресс-релиза еще до чтения текста настраивает журналиста на скептическое отношение и к организации, и к ее информации.

Если пресс-релиз оформляется не на фирменном бланке,

обязательно дайте в конце сведения о том, кто предоставляет информацию и где ее можно уточнить и дополнить: название организации, ее адрес, телефоны, имена руководителей и специалистов по теме пресс-релиза. Излишне говорить, что у телефона постоянно должен дежурить человек, действительно способный ответить на любые вопросы. Если телефон не будет отвечать, или журналист услышит нечто невнятное или малограмотное – на дальнейшие контакты и хорошие отношения с ним рассчитывать трудно.

Обычные способы подачи пресс-релиза в СМИ и информагентства – по почте, факсу, с нарочным или по электронной почте (E-mail). Оперативность почты такова, что на нее можно полагаться только в тех случаях, когда пресс-релиз рассылается заранее – не менее, чем за неделю до заявленного события. При посылке пресс-релиза по почте необходимо за день-два до предполагаемого события позвонить в редакцию и удостовериться в том, что ваш материал дошел по назначению, и на него обратили внимание.

Самый оптимальный и оперативный способ рассылки пресс-релиза – по факсу. В этом случае нужно удостовериться, что материал пришел полностью, иначе – повторить передачу. Лучше сразу выяснить, в какой отдел редакции поступит ваш пресс-релиз, телефон сотрудника, у которого вы сможете узнать о дальнейшей судьбе материала.

Это необходимо и если ваш сотрудник лично отвозит пресс-релиз в редакцию. Он не должен ограничиваться тем, что оставит материал на вахте (скорее всего, внутрь редакции его не пропустят), а постараться узнать, в какой отдел редакции поступают подобные материалы, когда они там окажутся, с кем и как в этом отделе можно связаться, чтобы проследить дальнейшее прохождение пресс-релиза,

Электронная почта есть далеко не у всех СМИ, особенно печатных. Кроме того, еще не все журналисты воспринимают сообщение по ней как «документ». Поэтому пользуйтесь E-mail'ом очень избирательно, твердо зная, что адресат тщательно работает со своим компьютерным «почтовым ящиком».

Журналисты, как правило, погружены в «текучку», задерганы непрерывными звонками, поэтому соблюдайте меру – не интересуйтесь судьбой вашего пресс-релиза слишком навязчиво и подробно. Но хотя бы один вежливый контрольный звонок необходим, чтобы избежать случайной потери вашего материала среди кип редакционных бумаг. Номера контактных телефонов и факсов редакций печатных СМИ, как правило, указываются в выходных данных.

Если пресс-релиз предназначен для печатных изданий – газеты, бюллетеня новостей, специального экспресс-издания и т.п., нужно точно знать тематическое направление каждого из них, интересы отделов и отдельных редакторов, чтобы повышалась вероятность публикации материала по вашей информации или другой позитивной реакции. Цикл оперативности каждого издания (промежуток времени, необходимый для производства и распространения каждого номера) весьма важен, поскольку позволяет точно рассчитать интенсивность потока ваших сообщений в данное издание.