4. Внедрение единой информационной системы управления персонала как направление совершенствования работы с кадрами

Внедрение единой информационной системы управления персоналом обеспечивает оптимизацию деятельности отдела управления кадрами, улучшение качества информации и уменьшение времени предоставления ее для принятия управленческих кадровых решений, повышение степени защищенности информации, расширение перечня аналитической отчетности, получаемой на базе существующей информации.

При внедрении единой информационной системы отдела управления кадрами значительно улучшится качество хранимой информации. Однократный ввод сведений в единую базу данных, а так же использование справочников позволит работникам отдела правильно распределить обязанности и ответственность за правильное и своевременное обновление сведений о персонале. Это позволит осуществлять контроль деятельности каждого работника отдела и высвободить рабочее время, что исключит сверхурочную работу, особенно в «горячие» периоды (месячная, квартальная, годовая отчетность).

Автоматизация рутинных процессов, создание единой базы данных о сотрудниках предприятия позволяет осуществить постепенный переход от работы отдела «по-старому», при которой задачами в основном являлись оформление и регистрация трудовых отношений, к работе «по-новому», когда основными задачами отдела являются задачи управления – планирование, учет, подбор и отбор кадров, оценка трудовой деятельности, профориентация, развитие персонала, аттестация, адаптация, управление дисциплиной и т.д. [7, с.57]

Обследование предметной области показало, что необходимы изменения и в самой организации работы отдела управления кадрами.

При внедрении автоматизированной информационной системы становится возможной реорганизация работы отдела управления кадрами. Сущность такой реорганизации сводится к выделению функций организации обучения и отбора персонала.

Реорганизация работы отдела управления кадров принесла бы безусловную экономию времени при выделении функций организации обучения и подбора персонала. Высвободившееся время специалисты будут использовать для выполнения новых функций. Администрации удастся избежать увеличения штата отдела управления кадрами. Для осуществления реорганизации и перераспределения обязанностей необходимо внедрение автоматизированной системы управления персоналом, которая сократит трудозатраты и позволит высвободить рабочее время специалистов отдела.

Современные автоматизированные системы учета персонала появились не так давно. Фактически, они только начинают занимать свое место на рынке. Это новые разработки, базирующиеся на принципиально ином по сравнению с «жесткими» системами подходе.

Принципиальное различие между жесткими системами и конструкторами состоит в следующем:

Жесткая система «настраивает» автоматизируемую организацию под себя. При внедрении жесткой системы приходится иногда достаточно серьезно менять работу сотрудников, существующие бизнес-процессы и даже административную структуру организации.

Система-конструктор «настраивается» под организацию и не требует проведения реинжиниринга бизнес-процессов для своего внедрения. К достоинствам систем типа конструктор можно отнести также настройку экранных форм оптимальным для пользователя образом; создание новых экранных форм без программирования путем настройки; развитие без нарушения целостности системы; наращивание системы; защиту инвестиций в автоматизацию – система не устареет, поскольку может продолжать использоваться даже при радикальных изменениях в законодательстве или деятельности организации; низкая стоимость поддержки и развития системы; возможность автоматизирования средних и крупных организаций.

На рынке существует довольно богатый выбор систем, разработанных для работы с кадрами напредприятии (система кадрового учета «БОСС-кадровик» или Модуль «Учет кадров», система «1С:Зарплата и Кадры», АиТ:\Управление персоналом - данный программный комплекс создан на базе изучения некоторых западных систем (в частности, модулей HR-системы SyteLine (SYMIX) и модуля «Персонал» в Oracle Aplications (Oracle)), а также ряда российских разработок (группы компаний БИГ, РОЭЛ-Консалтинг, Психология и Бизнес), могут использоваться дополнительные модули или специализированные продукты третьих производителей; TRIM-Персонал; Персонал-2000.

При выборе системы для внедрения в отдел управления кадрами на предприятии, необходимо учесть условия его функционирования, а так же его ограничения.

При проектировании информационной системы отдела управления кадрами предполагается, что какая-либо используемая система в перспективе будет являться частью единой информационной инфраструктуры предприятия.

Система защиты информации представляет собой комплекс организационных, технических, технологических и иных средств, методов и мер, снижающих уязвимость информации и препятствующих несанкционированному (незаконному) доступу к информации, ее утечке или утрате.

Целями защиты являются:

предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки информации;

предотвращение угроз безопасности личности, общества, государства;

предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации; предотвращение других форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы, обеспечение правового режима документированной информации как объекта собственности;

защита конституционных прав граждан на сохранение личной тайны и конфиденциальности персональных данных, имеющихся в информационной системе;

сохранение государственной тайны, конфиденциальности документированной информации в соответствии с законодательством;

обеспечение прав субъектов в информационных процессах и при разработке, производстве и применении информационных систем, технологий и средств их обеспечения.

Система защиты должна быть: непрерывной, плановой, централизованной, целенаправленной, конкретной, активной, надежной, комплексной, легко совершенствуемой и быстро видоизменяемой. Она должна быть эффективной как в обычных условиях, так и в экстремальных ситуациях [7, с.58].

Успешное внедрение системы зависит от многих факторов. Изначально система представляет собой некий шаблон. Дальше начинаются обсуждение с заказчиком требований, выяснение, что именно компания хочет получить от работы с системой, и доработка шаблона по требованиям заказчика. При этом время внедрения зависит от уже готовых и выверенных бизнес-процессов.

В заключение следует сказать, что стоимость системы включает затраты как на консалтинг, так и на закупку лицензий. Успех начатого дела зависит от команды исполнителей и команды заказчика, которые будут заниматься внедрением системы. Любой проект внедрения на начальном этапе испытывает определенные трудности, связанные с дополнительным обучением сотрудников заказчика новым технологиям и другими факторами. Но выгоды, получаемые после внедрения комплексных ИТ-систем, несоизмеримо выше.