18. Разработка сценария проведения приема.

Действенным инструментом установления и поддержания связей с общественностью являются различные приемы. Приемы следует рассматривать как одно из важных мероприятий по укреплению деловых связей и налаживанию коммуникаций между руководством компании и представителями различных групп общественности.

Приемы обычно проводятся в следующих случаях:

- посещение компании важным лицом (группой лиц, делегацией), представляющим интересы деловых партнеров, местной общественности и т.п.;

- проведение компанией крупного мероприятия (выставки, презентации, торгового показа и др.) с приглашением большого количества представителей деловых кругов, инвесторов,

акционеров, поставщиков, потребителей и т.д.;

- подписание долгосрочного контракта, заключение крупной сделки с партнерами по бизнесу;

- наступление юбилея или другой торжественной даты в жизни компании, связанной с ее основанием, успешным освоением новой продукции, выходом на новые рынки и т.д.;

- наступление события регионального, общегосударственного или международного масштаба, прямо или косвенно связанного с деятельностью компании и влияющего на ее восприятие различными категориями общественности.

В перечисленных случаях организуются, как правило, представительские приемы. Они носят эпизодический характер и заблаговременно и тщательно готовятся специалистами внутрифирменной службы по связям с общественностью с привлечением сотрудников других подразделений.

Основными целями проведения представительских приемов могут быть:

- налаживание новых перспективных взаимоотношений с потенциальными партнерами по бизнесу;

- расширение и совершенствование уже существующих информационных взаимосвязей организации с различными категориями ее общественности;

- формирование или изменение сложившегося делового имиджа компании во внутренней и внешней среде ее функционирования.

Процесс подготовки представительских приемов включает в себя следующие виды работ:

- определение цели приема, его формы и продолжительности, количества и состава основных участников (как делегаций, так и отдельных лиц);

- подготовка и рассылка специальных приглашений представителям различных категорий общественности компании, участвующим в данном мероприятии;

- разработка программы приема с детальным планированием его отдельных элементов;

- написание сценария приема с соблюдением всех протокольных формальностей;

- составление схемы рассаживания приглашенных лиц, выбор блюд для основного и дополнительного меню, сервировка и обслуживание стола;

- подготовка специальных речей, тостов и других выступлений, предусмотренных сценарием приема;

- отбор и обучение персонала компании, привлекаемого для проведения приема и обслуживания гостей.

В ходе приемов нередко практикуются показы рекламных фильмов и распространение информационно-рекламных материалов. Это также требует предварительной подготовки и определенных дополнительных затрат со стороны организаторов приема.

Основными разновидностями представительских приемов являются:

- дневные приемы («завтрак», «бокал вина» и др.);

- вечерние приемы («обед», «ужин», «чай», «фуршет», «коктейль» и др.);

- неформальные приемы (незапланированные визиты гостей с последующим приглашением их на ланч).

Многие предприятия и организации наряду с представительскими приемами активно используют и такой инструмент установления и поддержания связей с общественностью, как текущие приемы, которые в отличие от представительских регулярно проходят в рамках обычной ежедневной работы компании по организации и поддержанию связей с общественностью. Для проведения текущих приемов различных гостей и посетителей широко привлекаются сотрудники собственной службы по связям с общественностью, руководители и специалисты других внутрифирменных подразделений.

Текущие приемы целесообразно проводить в специально оборудованном помещении или подготовленном офисе фирмы. Желательно, чтобы это помещение было изолированным, — во избежание помех при проведении переговоров и для обеспечения необходимой степени конфиденциальности. Организаторы текущих приемов должны установить точную дату, время начала и продолжительность данного мероприятия, обеспечить подготовку необходимых информационных материалов, обучение персонала деталям протокола, соблюдение в ходе приема норм деловой этики, сложившейся корпоративной культуры и фирменного стиля.