19. Разработка программы проведения презентации.

В арсенале методов и средств связей с общественностью презентацию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или акцию, сочетающуюся с выставкой, ярмаркой, деловой встречей, приемом делегации, проведением дня открытых дверей и др.

В зависимости от характера и целей проведения все презентации можно условно разделить на следующие виды:

- презентация нового товара или услуги;

- презентация новой технологии;

- презентация предприятия в целом или его отдельного структурного подразделения (бюро, службы, отдела, филиала, регионального представительства и др.);

- презентация (представление) группы новых сотрудников фирмы;

- презентация нового проекта или идеи (по созданию продукта, освоению рынка);

- презентация достигнутых результатов предприятия (промежуточных или конечных).

Главной целью любого из перечисленных видов презентаций является эффективная передача информации об объекте презентации и обеспечение всесторонней поддержки со стороны контактной аудитории.

На этапе подготовки к проведению конкретной презентации необходимо четкое определение ее основных целей и их ранжирование по степени важности.

В наиболее общем случае основными целями презентации могут быть:

- формирование у потенциальных клиентов фирмы потребности в презентируемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);

- формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;

- оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств презентируемого товара (услуги) и окончательном выборе;

- формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении именно презентируемого товара у представляющей его фирмы;

- стимулирование сбыта товаров или эксплуатации услуг предприятия, проводящего презентацию, за счет привлечения новых клиентов;

- формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупателей, кредиторов и других фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу;

- увеличение числа и изменение качественного состава деловых партнеров фирмы;

- развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и местной общественностью;

- формирование у различных категорий общественности определенного имиджа фирмы и благожелательного к ней отношения.

Важным моментом подготовки презентации является анализ (и по возможности — регулирование) состава аудитории, присутствующей на ней.

Практика свидетельствует, что аудитория большинства презентаций состоит, как правило, из позитивно настроенной части общественности, нейтральных (случайно попавших на презентацию) лиц и групп общественности, а также лиц, изначально отрицательно (иногда даже враждебно) воспринимающих как презентируемое новшество, так и саму фирму, проводящую презентацию. Следует отметить, что качественный состав аудитории может меняться в ходе презентации в зависимости от ее целей и конкретного сценария.

Достаточно важными этапами подготовки презентации являются также:

- определение места, сроков, времени и состава ее участников, выбор помещения, заблаговременная рассылка приглашений и разработка схемы освещения предстоящего события в СМИ;

- оценка целесообразности и возможности приглашения на презентацию известных и знаменитых персон, а также представителей центральных СМИ;

- планирование начала презентации, ее основной части и завершающего этапа, составление сценария;

- распределение времени презентации по ее основным мероприятиям (обычно она занимает до двух часов с учетом резерва времени для ответов на вопросы аудитории после

выступления основных докладчиков);

- определение приблизительной сметы расходов на проведение презентации;

- подготовка основных экспонатов и наглядных материалов;

- подготовка основных докладчиков, написание и редактирование текстов их выступлений и вариантов ответов на возможные вопросы аудитории;

- техническое обеспечение процесса презентации (средства оргтехники, компьютерное обеспечение, аудио-, видеоаппаратура, синхронный перевод, связь, транспорт, охрана и др.);

- подготовка для распространения во времени презентации информационно-рекламных материалов, подарков и сувениров ее основным участникам;

- подготовка культурно-развлекательной программы для участников презентации по ее окончании (концерт, экскурсия и т.п.), возможного банкета (обеда, коктейля, фуршета и т.п.) и других мероприятий.