Жалоба клиента как подарок

За то время, которое вы работаете, вам наверняка уже удалось ощутить, что угодить всем невозможно. Всегда найдется кто‑то, кого не устроит либо уровень оказания вами услуг, либо то, как ваши сотрудники работают с клиентами. Зачастую персонал всеми способами старается не дать клиенту возможности оставить жалобу, и каждая жалоба воспринимается как конец света. Существует и другая крайность – пациент сообщает о своем недовольстве, а руководитель это полностью игнорирует. Если в вашей стоматологии все происходит именно так, то вполне возможно, что вы уже сделали свой первый шаг к краху.

Жалоба вашего пациента – это уникальный канал обратной связи. Если вы руководитель стоматологии, но при этом не являетесь практикующим врачом, то для вас, как для человека, не работающего напрямую с пациентами, это, пожалуй, единственный способ узнать их мнение о вашей стоматологии, об уровне обслуживания и персонале. Конечно, можно лично обзванивать каждого клиента и спрашивать об этом, но неужели вам не жалко своего драгоценного времени? Ведь намного лучше, если после каждого посещения администратор будет сам предлагать клиенту оставить мнение о вашей клинике. Вы, в свою очередь, сможете регулярно просматривать эти замечания и видеть, что вам нужно изменить прямо сейчас. Если 50 человек напишут, что один из ваших администраторов очень медлительный и грубый, то, наверное, есть смысл провести какую‑то дополнительную работу с персоналом. Если пациенты будут видеть, что ваша клиника не развивается и то, что их не устраивало, остается неизменным, они хорошо подумают, прежде чем продолжить посещать вашу стоматологию. Недостатка в предложении на этом рынке сегодня нет, и они всегда найдут, к кому обратиться за квалифицированным лечением. Вы же медленно, но верно начнете терять своих клиентов.

Одно из важнейших качеств хорошего руководителя – умение правильно работать с жалобами. От того, как вы отреагируете на недовольство пациента, зависит, вернется ли он к вам и будет ли рекомендовать вашу стоматологию знакомым и друзьям. Если вы чувствуете, что у вас начался некий ступор, и не знаете, в каком направлении дальше развивать свой бизнес, – соберите мнения пациентов. Жалобы клиентов сообщат вам, как совершенствовать сервис и услуги (может, даже подскажут, какие еще услуги они хотели бы видеть у вас), и следовательно, помогут сохранить бизнес.

Таким образом, если вы действительно хотите стать стоматологией номер один в своем районе или городе, то вам нужно сформировать некий алгоритм работы с жалобами пациентов. Прежде всего свяжитесь с недовольным клиентом, внимательно выслушайте, что его не устроило, чтобы лучше понять суть конфликта. Поблагодарите его за то, что он обратил внимание на эту проблему, за то, что нашел время и возможность сообщить вам о своем недовольстве. Наш российский менталитет таков: люди считают, что добиваться справедливости либо просто бесполезно, либо придется выдержать очень сложный бой – нужно буквально идти, кричать, требовать, доказывать свою правоту, писать кучу заявлений. Поверьте, ваш пациент будет приятно удивлен, что его жалоба встречена без какой‑либо агрессии, а даже наоборот, с вежливым участием с вашей стороны.

Ни в коем случае не реагируйте на его враждебность. Фразы типа «Не повышайте на меня голос», «Почему вы на меня кричите» только еще больше выведут из себя недовольного клиента. Дайте ему «выпустить пар» и только потом приступайте к конструктивному разговору.

Не забывайте об известной истине: недовольный пациент расскажет о негативе 10 людям, а довольный – о том, что ему все понравилось, лишь одному или двум. Проблемы клиента влияют на бизнес гораздо больше, чем его удовлетворение.

Если с жалобой работает ваш администратор, он должен извиниться, даже если вина лежит на самом клиенте. В случае когда недовольный пациент дошел непосредственно до вас, как до руководителя, вы также в обязательном порядке принесите свои извинения. Конечно, не вы лично работали с ним, но вы наняли того человека, который вызвал его недовольство. Признайте справедливость его претензий и выразите понимание тех чувств, которые он испытывает.

Предложите вариант компенсации материального и в особенности морального ущерба. Какая это будет компенсация, решайте сами: возможно, скидка на следующее посещение (кстати, это станет мотивацией для пациента все‑таки вернуться к вам), некий подарок, сертификат на какую‑то из ваших услуг. Компенсация должна быть! Психология человека такова, что мы очень любим получать что‑либо даром. Поэтому какой‑то подарок непременно настроит вашего жалобщика на более спокойный лад. Тем более зачастую люди идут именно за компенсацией, а не за справедливостью.

Сообщите клиенту, какие действия вы собираетесь предпринять, чтобы подобной ситуации не возникало впредь. Если жалоба поступила на ваших сотрудников, то вы можете рассказать, какие штрафные санкции к ним будут применены. Поинтересуйтесь, устраивает ли жалобщика такой вариант разрешения конфликта. Людям нравится, когда с их мнением считаются, когда они могут что‑то решать. Также пообещайте, что со всем персоналом будет проведена беседа о том, как правильно работать с клиентами.

Теперь главный момент. На следующий день обязательно свяжитесь с человеком, оставившим жалобу. Это очень важно. Расскажите, что по его жалобе работа проведена, виновные наказаны, впредь такого не повторится, приходите – проверьте. Тогда этот человек, несмотря на недовольство, станет вашим самым лояльным клиентом. Его «зацепит» то, что к его проблеме отнеслись серьезно, что его жалоба послужила причиной каких‑то изменений в работе стоматологии. Конечно же, ему захочется проверить, а действительно ли вы исправили свои недоработки.

Алгоритм работы с жалобами клиентов должен быть расписан во внутреннем регламенте стоматологии. Возможно, он будет занимать всего лишь поллиста, но персонал обязан его знать.

Работайте с жалобами. Прислушиваясь к пациентам, вы сможете понять, как приспособить свои услуги и сервис к их потребностям, как перестроить внутренние процессы на большую мощность и повышение качества, как организовать работу, улучшив обслуживание. Не забывайте, что вы работаете с людьми. Недовольные клиенты – это люди, предоставляющие вам возможность узнать об их проблемах, а значит – помочь им. В результате у них будут все основания еще раз воспользоваться вашими услугами. Помните, что большую часть прибыли приносят постоянные пациенты, которые приходят к вам на лечение в течение нескольких лет. Здесь самое главное – не только завоевать их доверие, но и сохранить его, что на практике оказывается гораздо сложнее.