22. Цели и задачи выставок. Основные этапы организации выставки.

Для определения целесообразности участия предприятия в выставке специалисты службы по связям с общественностью должны тщательно изучить и оценить:

- опыт участия в ранее проводившихся выставках, его положительные и отрицательные стороны;

- возможности непосредственных конкурентов в организации аналогичных экспозиций;

- масштабы и периодичность проведения выставки;

- возможные категории посетителей данного мероприятия;

- количество предприятий и организаций, потенциально готовых принять участие в этой выставке;

- место проведения выставки, существенно влияющее на величину транспортных расходов;

- время проведения основных мероприятий выставки;

- возможность и целесообразность участия предприятия в аналогичных выставках, проводимых одновременно в других регионах страны и за ее пределами;

- размеры выставочной площади, которую предполагается взять в аренду у организаторов выставки для развертывания собственной экспозиции;

- примерную сумму (смету) расходов предприятия на участие в выставке.

Смета затрат на участие предприятия в выставке должна предусматривать в наиболее общем случае следующие направления расходов:

- стоимость изготовления и оборудования экспозиции (стенда, витрины и т.п.);

- стоимость транспортировки экспозиции к месту проведения выставки и обратно (если не предполагается продажа экспонатов по окончании работы выставки);

- оплата проезда и командировочных расходов персонала, выезжающего для участия в работе выставки;

- оплата труда специалистов и вспомогательных рабочих, непосредственно занятых обслуживанием экспозиции в период работы выставки;

- стоимость аренды выставочной площади;

- оплата страховки экспонатов и персонала на время их перемещения к месту проведения выставки и обратно и участия в ней;

- стоимость услуг по охране выставочной экспозиции;

- затраты на проведение дополнительных мероприятий во время работы выставки (церемония открытия экспозиции, пресс-конференции, «круглые столы» и др.);

- стоимость изготовления и распространения информационно-рекламной литературы (каталогов, проспектов, буклетов и др.), необходимой для более полного ознакомления посетителей выставки с особенностями конкретной экспозиции;

- резерв денежных средств на покрытие непредвиденных расходов по участию предприятия в выставке.

Крупные фирмы, постоянно принимающие участие в выставках, имеют специальное подразделение, ответственное за это направление работы. При отсутствии такой службы обязанности по организации проведения выставок возлагаются на отдел по связям с общественностью.

На подготовительном этапе работники названного отдела собственными силами или с помощью подрядчиков организуют проектирование и изготовление будущей экспозиции. В данной работе особое внимание должно быть уделено следующим вопросам:

- форма выставочной экспозиции, возможности и целесообразность демонстрации действующих моделей, объемных экспонатов или их уменьшенных копий;

- целесообразность создания передвижных экспозиций и возможность применения выставочных стендов многократного использования;

- использование дополнительных средств воздействия на посетителей выставки (световые и музыкальные эффекты, звукозапись сопроводительного текста, настенные росписи и т.п.);

- объем и содержание работы, а также оплата труда дизайнеров, оформителей и художников, привлеченных для подготовки экспозиции;

- изготовление и оценка модели будущей экспозиции;

- подбор, подготовка и обучение персонала, привлекаемого для участия в работе выставки;

- организация перевозки экспозиции к месту проведения выставки.

Технология проведения выставок требует, как правило, детального планирования большого количества взаимосвязанных видов работ и составления специального графика их выполнения с указанием сроков начала и окончания. Наиболее важными вопросами

в данном случае являются:

- транспортное обслуживание (транспортабельность экспонатов, их вес и габариты, оформление необходимой документации, экспедиционное сопровождение груза, учет таможенного законодательства при пересечении границ различных

государств и др.);

- страхование выставочной экспозиции или ее отдельных экспонатов от различных видов риска, а также персональное страхование участвующих в выставке работников предприятия и их личных вещей;

- проезд работников предприятия, обеспечивающих его участие в выставке, к месту ее проведения и обратно, а также их размещение (выбор транспортных средств, гостиниц, туристических агентств и т.д.);

- обеспечение охраны экспозиции (включая меры по предотвращению террористических актов, хищения или повреждения экспонатов, меры противопожарной безопасности и др.);

- распространение информации о предстоящем участии предприятия в выставке (сообщения по местному радио и телевидению, публикации в специализированных и местных изданиях, изготовление и размещение соответствующих средств наружной рекламы и др.);

- подготовка, изготовление и эффективное распространение различных рекламно-информационных материалов, непосредственно сопровождающих участие предприятия в выставке (информационные листки, буклеты, проспекты, брошюры, каталоги, дискеты, видеокассеты и др.);

- организация церемонии открытия выставки (или отдельной экспозиции) с последующим проведением специальной пресс-конференции, посвященной данному событию, и открытием пресс-центра на время функционирования выставки для удобства работы посещающих ее журналистов и бизнесменов.

Тщательная проработка перечисленных вопросов может способствовать более успешному решению следующих задач:

- достижение намеченных целей участия предприятия в выставке;

- продвижение товаров и услуг предприятия на рынке;

- заключение особо выгодных контрактов;

- укрепление делового имиджа предприятия;

- повышение конкурентоспособности выпускаемой продукции, оказываемых услуг и предприятия в целом.

Важным этапом подготовки компании к участию на выставке является отбор и обучение персонала, необходимого для обслуживания экспозиции и работы с посетителями.

При недостаточной численности работников внутрифирменной службы по связям с общественностью возможно привлечение персонала из других подразделений организации. Общее количество специалистов, обслуживающих выставку, должно определяться с учетом графика работы, сменности и взаимозаменяемости. Персонал, привлекаемый к работе на выставке, должен иметь определенные знания о составе посетителей, целевой группе потенциальных клиентов и покупателей, особенностях экспозиции, условиях ценообразования на предлагаемые товары и услуги, предложениях конкурентов и т.д. Работники выставки должны быть коммуникабельны, дружелюбны, стрессоустойчивы, знать основы теории общения, уметь продемонстрировать в действии тот или иной выставочный образец, подчеркнув при этом его основные достоинства и преимущества.

Организаторы выставки должны уметь оказывать посетителям определенные стендовые услуги. Минимальный стандартный набор таких услуг предусматривает:

- демонстрационные услуги;

- информационно-справочные услуги;

- организационно-технические и канцелярские услуги;

- переводческие услуги;

- буфетное обслуживание.