5. Логистическая система предприятия

Производство предприятия представляет собой сложный процесс, который функционирует при постоянном и своевременном обеспечении его необходимыми средствами производства. Для обеспечения прогнозируемого объема производства необходимым сырьем и материалами, комплектующими изделиями и запасными частями, топливно - энергетическими ресурсами, а также для выбора источников их получения и месторасположения поставщиков разрабатывается план материально - технического обеспечения [2].

Таблица 5.1 Данные о сроках, дальности и способах доставки основных материалов, поступающих на предприятие

Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных предприятия.

Планирование процесса закупки.

Основанием для планирования закупок является получение отделом материально-технического снабжения следующей документации:

годовой и месячный планы производства от отдела экономики;

заявки на необходимые материалы от начальников подразделений;

заявки на необходимый инструмент от главного технолога;

информация о качестве продукции на входном контроле от ответственных исполнителей и отдела технического контроля;

информация о качестве продукции по результатам ее эксплуатации от отдела технического контроля;

внутренние организационно-распорядительные документы.

На основании поступивших данных работники отдела материально-технического снабжения собирают необходимую информацию на заказываемую продукцию и осуществляют планирование закупок путём расчёта потребности в сырье и материалах необходимых для выполнения годового и ежемесячных планов производства соответственно. По результатам этого расчёта составляется План работы на приобретение продукции на месяц, где указывается наименование закупаемой продукции и сроки. План работы подписывается начальником отдела материально-технического снабжения и заместителем генерального директора по производству.

Оценка и выбор поставщика.

Оценка и выбор поставщиков осуществляется с целью определения их способности выполнять установленные в договорах требования относительно качества продукции, её цены, надёжности, сроков поставки и для сравнения его с альтернативными поставщиками.

Основой для такой оценки является классификация каждого поставщика, которая осуществляется по основным характеристикам его деятельности, в наибольшей степени влияющим на реализацию политики и целей предприятия в области качества.

Процедура оценки проводится работниками подразделений отдела материально-технического снабжения перед началом договорной компании на следующий год и внепланово, по мере необходимости. Оценка и выбор поставщиков производится по отношению к конкретной продукции или номенклатуре продукции, являющейся предметом закупок.

Для поиска альтернативных поставщиков аналогичной продукции могут быть использованы справочные пособия, рекламные проспекты, каталоги, публикации предприятий аналогичной продукции. При необходимости специалистами может быть проведено обследование предприятия поставщика (в том числе нового) на подтверждение его способности выполнять требования договора, включая требования в системе менеджмента качества.

Оценка поставщиков осуществляется посредством оформления на каждого потенциального поставщика протокола оценки. Протокол оценки поставщика составляется на основании следующих данных, предоставленных соответствующими отделами:

данные о количестве оформленных разрешений на отклонения (предоставляет отдел технического контроля);

информация о качестве продукции на входном контроле (предоставляет отдел технического контроля);

сведения о несоответствиях, выявленных в процессе производства (предоставляет отдел технического контроля);

сведения о количестве рекламаций на продукцию предприятия по вине поставщика (предоставляет отдел технического контроля);

информация о сертификации системы менеджмента качества поставщика (предоставляет отдел материально-технического снабжения);

отчёты по аудитам производства и систему менеджмента качества поставщика, проведённые предприятием (предоставляет комиссии из специалистов предприятия, сформированная для проведения аудита);

сведения о реагировании поставщиков на запросы предприятия (предоставляет отдел материально-технического снабжения);

информация о количестве непринятых поставщиком претензий по качеству поставляемой продукции (предоставляет юрисконсульт).

Все данные направляются в отдел материально-технического снабжения в конце каждого квартала. Отчёты по аудитам предоставляются в 10-дневный срок после каждой проверки поставщика.

Поставщики разбиваются на группы в зависимости от суммы баллов в соответствии с Протоколом оценки поставщика. В зависимости от распределения поставщиков по группам поставщики вносятся в Реестр поставщиков предприятия. В реестр поставщиков предприятия вносятся поставщики группы А, В и С. Работа с поставщиками группы D ведётся только в том случае, когда поставщик является монополистом на рынке данного вида продукции и только с разрешения директора предприятия.

Реестр поставщиков предприятия ведётся начальником отдела материально-технического снабжения на основании Протоколов оценки поставщиков. Реестр обновляется каждый год.

Выбор конкретного поставщика при заключении контракта (договора) на закупку проводит заместитель генерального директора по коммерческим вопросам и маркетингу из Реестра поставщиков предприятия, исходя из приоритета поставщика (оценки конкретных условий закупки). Случайные покупки продукции без подтверждения её качества не допускаются.

Отдел главного технолога проводит согласование с поставщиком документации на поставку для предприятия новых видов продукции, не имеющих нормативного документа или технических условий на поставку.

Повторная оценка поставщиков проводится 1 раз в год.

Оформление документов на закупку.

Отдел материально-технического снабжения на основании рассчитанной потребности в комплектующих изделиях и материалах оформляет и отправляет заявку или проект договора поставщику, выбранному из Реестра.

Письмо-заявка оформляется на бланке предприятия за подписью генерального директора на имя руководителя организации-поставщика и содержит:

перечень заказываемой продукции по номенклатуре и количеству;

требования к заказываемой продукции (нормативные документы, конструкторская документация, и т.д.);

требования по подтверждению качества продукции (наличие сертификата соответствия, протоколы испытаний, методы контроля и т.д.);

требование о предоставлении учтенной нормативной документации на продукцию;

запрос о возможности приёмки на территории предприятия;

этапы и сроки поставки продукции;

отгрузочные и платёжные реквизиты Заказчика.

В случае принятия заявки предприятие-поставщик высылает утверждённый проект договора либо контракта.

Отдел материально-технического снабжения рассматривает проект договора (контракта) и направляет на согласование заместителю генерального директора по производству, начальнику коммерческой службы, главному бухгалтеру, юрисконсульту.

Проект договора должен содержать следующие вопросы: предмет договора, общие условия договора, цену и общую сумму договора, порядок проведения оплаты, количество товара, условия поставки, приёмка товара по количеству, страхование, ответственность сторон за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств и другие условия.

При согласовании формы договора, при необходимости, должно быть предусмотрено получение копии нормативного документа или технических условий, в соответствии с которыми изготавливается закупаемая продукция.

Лица, согласующие проект договора, обязаны рассмотреть проект договора в течение одного рабочего дня - завизировать договор или написать замечания. Замечания предоставляются в произвольной форме. В случае отсутствия замечаний договор считается согласованным и передаётся генеральному директору на утверждение. На подписанный договор ставится печать предприятия и отдаётся в отдел материально-технического снабжения. Один экземпляр отправляется поставщику, другой остаётся у заказчика.